Política de tratamiento de datos personales

Al marcar la casilla de autorización en cualquiera de nuestros formularios, el titular declara lo siguiente:

En virtud de los artículos 9 y 12 de la Ley 1581 de 2012, autorizo a AI Safety Colombia para que recolecte, almacene, use, actualice, organice y, cuando haga falta, comparta con los encargados descritos en esta política mis datos personales, de forma total o parcial, con las finalidades que esta política describe: revisar mi aplicación, organizar la actividad y escribirme por correo sobre ella y sobre otras actividades de AI Safety Colombia, como eventos, convocatorias, resultados de nominaciones y nuevas publicaciones.

Declaro que conozco los derechos que me asisten como titular, consagrados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, y doy mi consentimiento previo, expreso e informado.

Esta autorización rige mientras se cumplan esas finalidades y se puede revocar en cualquier momento, como explica la sección de derechos del titular.

AI Safety Colombia es una comunidad sin personería jurídica. Por eso el responsable del tratamiento de los datos es Jose Angel Gelves Cabrera, persona natural que la coordina, con domicilio en Bogotá, Colombia.

Para todo lo que tenga que ver con tus datos, escribe a [email protected]. Por ese canal se atienden las consultas y los reclamos.

Solo los que pide cada formulario, y nada más:

• Identificación y contacto: nombre, apellido, correo y, en el sprint, número de WhatsApp.
• Perfil: enlace a LinkedIn, Google Scholar o tu hoja de vida, área de estudio, etapa de carrera y afiliación.
• Tus respuestas: lo que escribes sobre tu motivación, tu experiencia, tu disponibilidad y cómo supiste de nosotros.
• Datos de otras personas: el nombre y el correo de alguien a quien nominas, o los nombres de tu equipo.
• Logística: dónde te vas a quedar, restricciones de alimentación o necesidades de accesibilidad, si decides contarlas.
• Prueba de tu autorización: la fecha y la hora en que marcaste la casilla y la versión de esta política que aceptaste.

No pedimos tu número de documento, tu edad, tu género, tu origen étnico ni tu dirección.

• Revisar tu aplicación y decidir quién entra a cada cohorte, sprint o actividad.
• Escribirte sobre la actividad a la que aplicaste: resultado, horarios, materiales, cambios y certificado.
• Organizar la logística: armar grupos y equipos, conseguir hospedaje, prever comida y accesibilidad.
• Invitarte a futuras actividades de AI Safety Colombia que tengan que ver con lo que nos contaste. Puedes pedir que no te escribamos más en cualquier momento.
• Medir el resultado de nuestros programas y contárselo a quienes nos financian, siempre en cifras agregadas que no te identifican.

No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad.

La información sobre tu salud, como una alergia o una necesidad de accesibilidad, es un dato sensible. Nunca es obligatoria: no tienes que darla para aplicar ni para participar. Si nos la das, la usamos solo para que la actividad te funcione y solo la ven quienes organizan.

Nuestros programas son para personas mayores de 18 años. Si eres menor de edad, tu madre, tu padre o tu representante legal tiene que autorizar el tratamiento de tus datos antes de que apliques; escríbenos y lo resolvemos con ellos.

Cuando nos das el nombre y el correo de otra persona, declaras que le contaste que lo ibas a hacer y que estuvo de acuerdo. Le escribimos una sola vez para invitarla, le decimos quién la nominó si nos diste permiso y le explicamos cómo pedir que borremos su correo. Si no aplica en los 60 días siguientes, lo borramos.

Si eres seleccionado para un sprint, los demás participantes pueden ver tu nombre, tu afiliación, tu LinkedIn y en qué piensas trabajar, para que puedan formar equipos. Tu correo, tu WhatsApp y tus respuestas sobre logística y salud nunca se publican.

El nombre y la foto de quienes forman el equipo, los mentores y los ponentes aparecen en el sitio con su permiso.

Tus datos los ven solo quienes organizan la actividad a la que aplicaste. Además, los guardan y procesan por nuestra cuenta estos proveedores, que están en Estados Unidos, un país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017, con los criterios que reitera la Circular Externa 002 de 2025):

• Supabase: la base de datos donde quedan las aplicaciones.
• Vercel: el servidor del sitio y su analítica.
• Resend: el envío de los correos de confirmación.
• Google: el correo, el calendario y los documentos de trabajo del equipo.

En los sprints que hacemos con Apart Research, que organiza el evento global, compartimos con ellos el nombre, el correo y el perfil de quienes confirman su asistencia, para inscribirlos. Los eventos se registran en Luma y la comunidad se reúne en WhatsApp; esos servicios tienen sus propias políticas.

Guardamos los datos de una aplicación hasta tres años después de la actividad, para medir el resultado de los programas y para tenerte en cuenta en las siguientes. Pasado ese tiempo los borramos o los dejamos anónimos. Los correos de personas nominadas que no aplican se borran a los 60 días.

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Saber qué datos tuyos tenemos, actualizarlos y corregirlos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber para qué los hemos usado.
• Revocar la autorización y pedir que los borremos, salvo que tengamos el deber legal de guardarlos.
• Consultarlos gratis.
• Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o tu reclamo ante nosotros.

Escribe a [email protected] desde el correo con el que nos diste tus datos, con tu nombre, lo que pides y, si es un reclamo, los hechos y cualquier documento que lo sustente.

• Consultas (qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en un máximo de 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos antes y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): respondemos en un máximo de 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos antes y respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si al reclamo le falta información, te la pedimos en los 5 días siguientes; si no la recibimos en dos meses, entendemos que desististe.

El sitio no usa cookies. Medimos las visitas con Vercel Web Analytics, que cuenta páginas vistas sin cookies y sin identificar a nadie. Los formularios guardan un borrador en tu propio navegador para que no pierdas lo que llevas; se borra al enviar y nunca nos llega. Las imágenes de algunos eventos se cargan desde los servidores de Luma.

Las aplicaciones quedan en una base de datos cerrada al público, a la que solo se entra con una llave del servidor. Solo quienes organizan cada actividad tienen acceso, y solo a lo que necesitan.

Esta política rige desde el 9 de octubre de 2026 y las bases de datos estarán vigentes mientras AI Safety Colombia funcione. Si la cambiamos en algo importante, como una finalidad nueva o un nuevo destinatario, lo publicamos acá y se lo avisamos por correo a quienes nos han dado sus datos.

Si vives en Brasil, también tienes los derechos de la Ley 13.709 de 2018 (LGPD) y los atendemos por el mismo canal.